EA;m...Ẩn bớt
Bài viết này trình bày các khái niệm cơ bản Microsoft Word giúp người dùng mới bắt đầu tạo các tài liệu phức tạp, có hình thức chuyên nghiệp.
Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng phần mềm Microsoft Word
Bấm vào nút Bắt đầu
Trong danh sách ứng dụng, hãy tìm Word rồi bấm vào nó. Màn hình khởi động xuất hiện và Word khởi động.
Để thoát khỏi Word, hãy bấm vào nút x
Nếu bạn đã thực hiện bất kỳ thay đổi nào kể từ lần lưu tài liệu gần nhất, một hộp thông báo sẽ xuất hiện hỏi xem bạn có muốn lưu thay đổi không. Để lưu các thay đổi, hãy bấm Có. Để thoát mà không lưu thay đổi, bấm Không. Nếu bạn đã bấm nhầm nút x, hãy bấm Hủy bỏ.
Đầu Trang
1 Thanh Tiêu đề: Hiển thị tên tệp của tài liệu đang được chỉnh sửa và tên của phần mềm bạn đang sử dụng. Màn hình còn bao gồm các nút Thu nhỏ cực tiểu, Khôi phục và Đóng tiêu chuẩn.
2 Thanh công cụ Truy nhập Nhanh: Các lệnh thường được sử dụng, như Lưu,Hoàntác và Làm lại nằm ở đây. Ở cuối Thanh công cụ Truy nhập Nhanh là một menu kéo xuống, nơi bạn có thể thêm các lệnh thường được sử dụng hoặc các lệnh thường cần khác.
3 Tab Tệp: Bấm vào nút này để tìm các lệnh hoạt động trên chính tài liệu đó chứ không phải nội dung của tài liệu, như Mới,Mở ,Lưu như ,In và Đóng.
4 Dải băng: Các lệnh cần thiết cho công việc của bạn đều nằm ở đây. Diện mạo của Dải băng sẽ thay đổi tùy theo kích cỡ màn hình của bạn. Word sẽ nén dải băng bằng cách thay đổi cách sắp xếp các điều khiển để phù hợp với các màn hình nhỏ hơn.
5 Cửa sổ Chỉnh sửa: Hiển thị nội dung của tài liệu bạn đang chỉnh sửa.
6 Thanh cuộn: Cho phép bạn thay đổi vị trí hiển thị của tài liệu bạn đang chỉnh sửa.
7 Thanh Trạng thái: Hiển thị thông tin về tài liệu bạn đang chỉnh sửa.
8 Điều khiển thu phóng trang chiếu: Cho phép bạn thay đổi cài đặt thu phóng của tài liệu bạn đang chỉnh sửa.
Đầu Trang
Trong Word, bạn phải lưu tài liệu để có thể thoát khỏi chương trình mà không làm mất phần việc của mình. Khi bạn lưu tài liệu, tài liệu đó được lưu trữ dưới dạng tệp trên máy tính của bạn hoặc trong vị trí mạng. Sau đó, bạn có thể mở, thay đổi và in tệp.
Để lưu tài liệu, hãy làm như sau:
Bấm nút Lưu trong thanh công cụ Truy nhập Nhanh. Cửa sổ Lưu Dưới dạng sẽ xuất hiện.
Chọn vị trí mà bạn muốn lưu tài liệu và nhập tên tệp vào hộp Tên tệp. Để thay đổi tên tệp, hãy nhập tên tệp mới.
Bấm Lưu.
Bạn có thể mở tài liệu Word để tiếp tục công việc của mình. Để mở tài liệu, hãy làm như sau:
Mở File Explorer và bấm Tài liệu. Một danh sách các tài liệu sẽ xuất hiện.
Nếu tài liệu mà bạn muốn làm việc trên đó nằm trong danh sách, hãy bấm vào tên tệp để mở tài liệu đó. Nếu tài liệu không có trong danh sách, hãy dẫn hướng đến vị trí mà bạn đã lưu trữ tệp, rồi bấm đúp vào tệp. Màn hình khởi động Word xuất hiện và sau đó tài liệu được hiển thị.
Mẹo: Bạn cũng có thể mở tài liệu từ bên trong Word bằng cách bấm vào tab Tệp rồi bấm Mở. Để mở tài liệu bạn đã lưu gần đây, hãy bấm Gần đây.
Đầu Trang
Trước khi bạn sửa hoặc định dạng văn bản, trước tiên bạn phải chọn văn bản đó. Hãy làm theo các bước dưới đây để chọn văn bản.
Đặt con trỏ ở đầu văn bản mà bạn muốn chỉnh sửa hoặc định dạng, rồi nhấn nút chuột trái.
Trong khi nhấn giữ nút chuột trái, di chuyển nút sang phải (được gọi là "kéo") để chọn văn bản. Màu nền sẽ được thêm vào vị trí của văn bản đã chọn để cho biết phạm vi lựa chọn.
Bạn có thể tìm thấy hầu hết các công cụ định dạng văn bản bằng cách bấm vào tab Nhà, rồi chọn từ nhóm Phông.
1 Đây là tab Trang đầu.
2 Đây là nhóm Phông trên tab Trang đầu.
3 Đây là nút Đậm. Xem bảng dưới đây để biết tên và các chức năng của tất cả các nút trong nhóm Phông chữ.
|
 | Phông | Thay đổi phông chữ. |
|
 | Cỡ Phông | Thay đổi kích cỡ văn bản. |
|
 | Tăng Phông chữ | Tăng kích cỡ văn bản. |
|
 | Thu nhỏ Phông | Giảm kích cỡ văn bản. |
|
 | Thay đổi Chữ hoa/thường | Thay đổi tất cả văn bản đã chọn thành chữ hoa, chữ thường hoặc các cách viết hoa thông thường khác. |
|
 | Ảnh của nút | Xóa tất cả định dạng cho văn bản đã chọn, chỉ để lại văn bản thuần. |
|
 | Đậm | Làm đậm văn bản đã chọn. |
|
 | Nghiêng | Làm italizes văn bản đã chọn. |
|
 | Gạch chân | Vẽ một đường bên dưới văn bản đã chọn. Bấm vào mũi tên thả xuống để chọn loại gạch dưới. |
|
 | Gạch ngang chữ | Vẽ một đường qua phần giữa của văn bản đã chọn. |
|
 | Chỉ số dưới | Tạo ký tự chỉ số dưới. |
|
 | Chỉ số trên | Tạo các ký tự chỉ số trên. |
|
 | Hiệu ứng Văn bản | Áp dụng hiệu ứng trực quan cho văn bản đã chọn, chẳng hạn như đổ bóng, vầng sáng hoặc phản chiếu. |
|
 | Màu Tô sáng Văn bản | Giúp văn bản trông giống như được đánh dấu bằng bút tô sáng. |
|
 | Màu Phông | Thay đổi màu văn bản. |
Đầu Trang
Kiểu cho phép bạn nhanh chóng định dạng các thành phần chính trong tài liệu, chẳng hạn như đầu đề, tiêu đề và phụ đề. Hãy làm theo các bước dưới đây để áp dụng kiểu cho văn bản trong tài liệu của bạn.
Tô sáng văn bản bạn muốn thay đổi.
Để áp dụng kiểu phù hợp nhất cho văn bản của bạn, chỉ cần bấm vào kiểu đó.
Khi bạn áp dụng xong kiểu cho từng thành phần riêng lẻ, Word cho phép bạn dùng một bộ kiểu để thay đổi toàn bộ diện tích của toàn bộ tài liệu cùng một lúc.
Microsoft Word là trình soạn thảo và xử lý văn bản phổ biến nhất hiện nay. Phần mềm này có thể tích hợp chung với các sản phẩm khác trong bộ Microsoft Office để tối ưu hiệu suất làm việc. Đây cũng là công cụ không thể thiếu trong mọi lĩnh vực từ giáo dục, sáng tác cho đến các công việc văn phòng. Nếu bạn mới học cách sử dụng Word thì hãy tìm hiểu ngay bài hướng dẫn chi tiết dưới đây nhé.
Nội Dung Chính
3. Cách soạn thảo và chỉnh sửa văn bản trong Microsoft Word4. Cách chèn các công cụ trực quan vào văn bản Microsoft Word5. Lưu tài liệu đã soạn thảo1. Tổng quan về Microsoft Word
Microsoft Word hay MS Word là một trong những ứng dụng thuộc bộ công cụ phần mềm văn phòng Microsoft Office. Đây là chương trình xử lý văn bản được sử dụng chủ yếu để soạn mọi loại tài liệu (tiểu thuyết, luận văn, thư từ, sơ yếu lý lịch, ấn phẩm quảng cáo, thiệp chúc mừng, lịch trình, báo cáo, giáo án, làm bài tập, bài kiểm tra của học sinh…).
Hiện nay Word là một trong những phần mềm được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới. Ưu điểm nổi bật nhất của Word là cho phép người dùng kết hợp thêm màu sắc, hình ảnh, biểu đồ, chữ nghệ thuật… cùng các công cụ trực quan khác, giúp văn bản bớt đi sự đơn điệu và trở nên sinh động, bắt mắt.
Ngoài ra, phần mềm này còn dễ dàng tích hợp với các chương trình Microsoft Office khác. Ví dụ: Bạn có thể nhúng bảng tính đã tạo trên Excel vào file Word. Khi thay đổi dữ liệu trên bảng tính Excel, thì các dữ liệu đã nhúng ở Word cũng tự động cập nhật theo.
Microsoft Word cũng cho phép bạn tạo và lưu trữ tài liệu trên đám mây trực tuyến. Từ đó dễ dàng giúp bạn chia sẻ file để làm việc cộng tác với những người khác.
Microsoft Word có thể hỗ trợ soạn thảo và xử lý mọi loại văn bản
Hiện tại có nhiều loại phiên bản Word phù hợp với mỗi thiết bị khác nhau:
Chương trình Word trong Microsoft 365 (giao diện online)Phần mềm Microsoft Office Word trên máy tính: Word cho Microsoft 365 dành cho Mac Word 2021, Word 2019, Word 2016 Ứng dụng Word trên điện thoai iPhone, Android, máy tính bảng
Để học cách sử dụng Microsoft Word nhanh nhất, bạn nên bắt đầu với phần mềm Word trên máy tính hoặc cách sử dụng Microsoft Word phiên bản online.
2. Làm quen với giao diện và tính năng cơ bản trong Microsoft Word
Để khởi động Word, bấm vào nút Start hoặc nhấn Windows trên bàn phím. Trong danh sách ứng dụng, tìm Microsoft Word và nhấp chuột để mở phần mềm.
Một tệp tài liệu MS Word sẽ cung cấp các thành phần và công cụ chính như sau:
Giao diện làm việc chính của Microsoft Word
Chú thích:
(1) Thanh Tiêu đề (Title Bar): Gồm các nút thu nhỏ/phóng to/ đóng cửa sổ, đồng thời còn hiển thị tên tệp của tài liệu đang soạn thảo.
(2) Thanh công cụ Truy nhập Nhanh (Quick Access Toolbar): Các lệnh nhanh gồm Lưu, Hoàn tác, Quay lại.
(3) Tab Tệp (File): Thực hiện các lệnh đối với tệp tài liêu như tạo tệp mới, mở tệp có sẵn, lưu tệp đang soạn, in văn bản, đóng tệp.
(4) Thanh công cụ (Ribbon): Chứa các lệnh cần thiết để soạn và hiệu chỉnh văn bản như:
Trang đầu (Home): Cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu bằng cách tùy chọn màu chữ, phông chữ, kích thước chữ, kiểu chữ, căn chỉnh, khoảng cách dòng… Chèn (Insert): Cho phép chèn các công cụ trực quan vào trang văn bản: Bảng, hình minh họa, ảnh, biểu đồ, đồ thị, trang trí lề trên/lề dưới, đánh dấu số trang… Thiết kế (Design): Chọn mẫu hoặc thiết kế trang văn bản đẹp mắtBố trí (Page Layout): Điều chỉnh bố cục trang văn bản như lề, hướng, cột, dòng, thụt lề, giãn cách,…Tham khảo (References): Thêm trích dẫn, chú thích, mục lục, thư mục… Là công cụ tiện ích cho người đang viết sách hoặc viết luận văn,…Xem lại (Review): Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ điển đồng nghĩa, số lượng từ, ngôn ngữ, bản dịch, nhận xét,…
(5) Cửa sổ Chỉnh sửa (Edit Window): Hiển thị nội dung của tài liệu.
(6) Thanh cuộn (Scroll Bar): Di chuyển tới nội dung tài liệu cần hiển thị
(7) Thanh Trạng thái (Status Bar): Hiển thị thông tin của tài liệu
(8) Điều khiển thu phóng trang chiếu (Zoom slide control): Giúp phóng to/thu nhỏ tài liệu để tập trung vào một nội dung cụ thể hoặc nhìn tổng quát cả văn bản.
3. Cách soạn thảo và chỉnh sửa văn bản trong Microsoft Word
Để bắt đầu soạn văn bản, bạn cần gõ chữ ở nơi có con trỏ đang nhấp nháy. Để thay đổi vị trí con trỏ, bạn có thể điều khiển bằng con chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển.
3.1 Cách định dạng chữ trong văn bản
Trước khi chỉnh sửa hoặc định dạng văn bản, bạn cần bôi đen vùng văn bản cần chỉnh. Sau đó lựa chọn các công cụ định dạng chữ tại tab Trang đầu (Home):
Ý nghĩa các nút định dạng chữ trong văn bản Word
3.2 Định dạng đoạn văn
Một số tác vụ định dạng đoạn văn bao gồm:
Giãn cách dòng: Để thay đổi khoảng cách giữa các dòng và giữa các đoạn văn, bạn bôi đen vùng văn bản cần giãn cách, nhấn chọn tab Design (Thiết kế) > Paragraph Spacing (Giãn cách Đoạn văn) > Chọn khoảng cách phù hợp. Căn chỉnh đoạn văn: Bôi đen đoạn văn bản cần căn chỉnh, sau đó, tại tab Home, nhìn vào khu vực Paragraph và lựa chọn một trong các tùy chọn như sau: Căn lề tráiCăn lề giữa
Căn lề phải
Căn lề đều hai bên
Văn bản sau khi được căn chỉnh
Thụt lề: Bôi đen các đoạn văn cần thụt lề, chọn tab Home > bấm vào biểu tượng mũi tên ở dưới cùng bên phải của nhóm Paragraph > nhấp vào mục Indents and Spacing > nhập khoảng cách muốn thụt lề ở hộp Left (thụt lề trái) hoặc Right (thụt lề phải). Hoặc bạn có thể nhấn vào biểu tượng thụt lề trái và thụt lề phải nằm trên nhóm Paragraph (Xem ảnh minh họa).
Thụt lề văn bản
3.3 Định dạng phong cách văn bản
Để tránh sự đơn điệu nhàm chán và đảm bảo tài liệu đã soạn được chỉn chu, chuyên nghiệp, bạn nên định dạng lại văn bản với phong cách nhất quán, cũng như lựa chọn tiêu đề, kiểu phông chữ, kiểu đoạn văn… nhằm tăng trải nghiệm trực quan cho người đọc. Thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng
Bước 2: Chọn tab Home (Trang đầu) > Styles (Kiểu), sẽ có một thư mục kiểu văn bản đã được Microsoft Word cung cấp sẵn. Bạn chỉ cần tạm dừng con trỏ chuột ở một kiểu bất kỷ để xem trước phong cách của các tiêu đề, dòng và đoạn văn bản.
Bước 3: Bấm chuột vào kiểu ưng ý để thiết lập phong cách cho toàn bộ văn bản.
Ngoài ra, nếu muốn xem đầy đủ các kiểu có sẵn, nhấn vào nút More
Định dạng phong cách văn bản
Lợi ích khi định dạng phong cách văn bản:
Áp dụng nhanh chóng một giao diện nhất quán trên toàn bộ tài liệu thay vì phải mất thời gian định dạng từng phần riêng lẻ.Tự động đánh số cho các tiêu đề phụ để phân biệt các phần riêng của tài liệu.Áp dụng cùng một phông chữ cho toàn bộ nội dung văn bản và cho các tiêu đềGiãn cách dòng để phân tách đoạn văn
Thiết lập bảng màu cố định cho các công cụ Smart
Art, biểu đồ, hình vẽ.Có thể chọn kiểu có sẵn trong Word, hoặc tự sửa đổi để tạo kiểu riêng.
4. Cách chèn các công cụ trực quan vào văn bản Microsoft Word
Bên cạnh việc chỉnh sửa văn bản, việc chèn các công cụ trực quan trong Microsoft Word sẽ giúp tài liệu của bạn được trình bày một cách khoa học và đẹp mắt hơn nữa.
Các công cụ phổ biến là: Bảng biểu giúp hiển thị dữ liệu một cách ngắn gọn và có hệ thống, hình ảnh để minh họa cho văn bản, trong khi biểu đồ là công cụ hữu ích để thể hiện tương quan số liệu và làm báo cáo…
4.1 Cách chèn bảng
Cách 1: Chọn Insert > Table > Di chuyển con trỏ chuột để đánh dấu số cột và số hàng bạn muốn tạo, sau đó nhấn chuột trái.
Cách 2: Nếu muốn tạo bảng lớn, chọn Insert > Table > Insert Table, sau đó gõ số hàng và số cột mà bạn cần tạo.
4.2 Cách chèn biểu đồ
Bước 1: Chọn Insert > Chart
Bước 2: Chọn loại biểu đồ và bấm đúp vào mẫu biểu đồ bạn cần
Bước 3: Nhập các dữ liệu vào bảng tính vừa hiện ra. Những dữ liệu đã nhập sẽ thể hiện trong biểu đồ.
Bước 4: Đóng bảng tính để hoàn tất.
Microsoft Word cho phép chèn bảng biểu, đồ thị vào trong văn bản
4.3 Cách chèn ảnh
Bước 1: Chọn Insert > Picture.
Bước 2:
Lựa chọn This Device để tải ảnh từ thiết bị máy tính chèn vào trang văn bản Word.Hoặc chọn Bing để tìm kiếm ảnh trực tiếp từ web (có kết nối mạng internet).5. Lưu tài liệu đã soạn thảo
Microsoft Word hỗ trợ rất nhiều định đạng file nên bạn có thể lưu chúng ở nhiều dạng tệp khác nhau tùy theo mục đích sử dụng.
5.1 Cách lưu tài liệu Word đã soạn vào thiết bị
Bước 1: chọn File > Save
Bước 2: Cửa sổ Lưu hiện ra, chọn đường dẫn thư mục để lưu tệp tài liệu
Bước 3: Đặt tên file cho tệp tài liệu ở mục File Name
Bước 4: Chọn định dạng tài liệu ở mục Save as type. Tệp tài liệu Microsoft Word có thể lưu ở các định dạng file gồm:
Định dạng Microsoft Word: DOC & DOCX, DOT & DOTX, DOCM & DOTMĐịnh dạng văn bản khác: TXT, RTP, PDFĐịnh dạng trang web: HTM, MHTNgôn ngữ XMLĐịnh dạng khác: DIC, THMXBước 5: Bấm nút Save để hoàn tất lưu tài liệu vào máy.
Xem thêm: Cách Để Biết Người Đó Có Thích Mình Không, 15 Dấu Hiệu Chứng Tỏ Rõ Ràng Ai Đó Thích Bạn
5.2 Lưu tài liệu vào đám mây
Đối với các tệp được lưu trữ trên thiết bị, khi bạn có chỉnh sửa hoặc thay đổi văn bản thì phải liên tục Save chúng lại để không bị mất dữ liệu. Tuy nhiên, nếu tệp được lưu vào đám mây One
Drive, mọi thay đổi của bạn sẽ tự động được cập nhật.
Cách lưu tài liệu vào đám mây:
Bước 1: Chọn File > Save As > One
Drive
Bước 2: Đặt tên cho tệp và nhấn nút Save
Microsoft Word là lựa chọn tối ưu nhất cho mục đích soạn thảo mọi loại văn bản, đặc biệt là những tài liệu dài có bố cục phức tạp. Trên đây chỉ là những thao tác cơ bản nhất mà bạn có thể dễ dàng thực hiện khi mới tập làm quen với Word. Khi đã thành thạo những tác vụ này thì bạn có thể tìm hiểu các tính năng phong phú khác để xuất bản một tài liệu thật khoa học, đẹp mắt và hiệu quả.
Trả lời Hủy
Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *
Tên *
Email *
Trang web
Bình luận *
Lưu tên của tôi, email, và trang web trong trình duyệt này cho lần bình luận kế tiếp của tôi.